Vor acht Monaten haben wir ein neues Projektmanagement-Tool in unsere Werkzeugkiste aufgenommen: Trello! Heute ist der neue Begleiter mit der Kanban-Methode in unseren Prozessen weitgehend etabliert. Nun blicken wir zurück und ziehen ein erstes Fazit: Wie setzen wir das Tool ein und welches sind unsere wichtigsten Erkenntnisse daraus?

Vor der Einführung von Trello führten wir unsere Pendenzen in unserem Projekttool in Google Sheets und verschickten Protokolle per E-Mail. Damit war die immer komplexere Verknüpfung von Aufgabenpaketen und die damit erforderliche Flexibilität jedoch nicht immer gegeben. Aus diesem Grund suchten wir nach einem neuen Werkzeug, um unsere Projekte so einfach wie möglich zu organisieren. Wir haben dafür Kanban bzw. Trello als für uns geeignet identifiziert.

Die Methode hinter Trello: Kanban

Kanban (jap. für Signalkarte) ist ursprünglich eine Methode für die Bestandsführung und Produktionssteuerung in der Automobilindustrie und fand seinen Ursprung beim japanischen Hersteller Toyota. Das Ziel: einen Flow in den Arbeitsprozess zu bringen, indem Aufgaben gezielt gebündelt, strukturiert und visuell im Arbeitsfluss eingeordnet werden. Ein Kanban-Board besteht aus mindestens drei Spalten für den Prozess: to do, doing und done. Die Aufgabenpakete werden also mittels eines Kanban Boards visualisiert und durch den Prozess bewegt. Dabei ist es wichtig, dass vor allem in der doing-Spalte die Anzahl an Aufgaben begrenzt wird, damit man sich nicht in vielen Teilaufgaben verzettelt.

Die Methode wurde nach und nach in anderen Branchen übernommen. In der Software-Industrie wird Kanban seit Jahren erfolgreich angewandt. Trotz gewisser Prinzipien ist die Kanban-Methode sehr flexibel und eignet sich für den Einsatz überall dort, wo Projektmanagement gefragt ist. Es gibt sehr viele Software-Anbieter, welche die Prinzipien von Kanban implementiert haben – wir haben uns für das bereits gut etablierte Trello entschieden.

So setzen wir Trello ein

Wir führen für jedes Projekt ein eigenes Trello-Board und eröffnen für alle zum Start bekannten Aufgabenpakete Karten. Das Board kann in beliebige Spalten aufgeteilt werden, wobei mindestens “To-Do”, “In Arbeit” und “Fertig” zu empfehlen sind. Wir laden nun alle Teammitglieder ins Board ein, die im Projekt eine Aufgabe haben – idealerweise und wo sinnvoll auch unsere Kunden und Projektpartner. 

Beispiel für ein Trello-Board bei der IEU:

Das Board lancieren wir in einem Kick-off-Meeting. Nun beginnt die Umsetzung: Aufgaben bzw. Karten, die aktuell in Bearbeitung sind, werden von “To-Do” nach “In Arbeit” und, sobald abgeschlossen, nach “Fertig” verschoben. Das Trello-Board wird laufend ergänzt, neue Karten eröffnet, Pendenzen erledigt und aktuelle Informationenen geteilt. Für Teilprojekte, z.B. Filmproduktion oder Eventorganisation, definieren wir Kategorien. So ist es möglich, dank der guten Filterfunktion, nur die Karten anzuzeigen, die für das jeweilige Teilprojekt relevant sind.

Trello hat sich erstaundlich rasch als Werkzeug in unserer Projekt-Pipeline etabliert. Die Planung der Projekte findet in Trello statt und die Boards werden laufend vom gesamten Team aktualisiert. 

Die Highlights

Was uns an Trello überzeugt, ist die einfache Integration in bestehende Prozesse, die hohe Flexibilität und die intuitive Handhabung. Durch Drag-and-Drop können Karten einfach bewegt und neu eingeordnet werden. Zudem kann das Team einfach und effizient vernetzt werden, indem Mitglieder einer Karte zugeordnet und in Kommentaren markiert werden. Weitere nützliche Funktionen von Trello sind die unkomplizierten Checklisten, die vielseitige Einbindung von Medien (Dokumente, Links, Bilder, Kommentare etc.) und die optionalen Mail-Updates, die bei Veränderungen an einem Projekt verschickt werden.

Trello besticht durch die folgenden Stärken:

• Agilität: Wir definieren nur so viele Strukturen, wie nötig sind und bauen diese bei Bedarf aus.
• Transparenz: Die Aufgaben sind als Karten visualisiert und es ist für alle im Team einfach, rasch den Überblick zu gewinnen.
• Arbeiten im Netzwerk: Es ist möglich, direkt in Trello mit Kunden und Partnern zusammenzuarbeiten.
• Offenes System: Trello funktioniert unabhängig vom Betriebssystem, ist Cloud-basiert und die API-Schnittstellen ermöglichen viele Verknüpfungen, zum Beispiel mit Google Drive oder Evernote.

Unsere Learnings

Wie bei den meisten Tools brauchte es etwas Zeit, um sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen. Folgende Themen sind in der Anwendung immer mal wieder eine Herausforderung:

• Sinnvolle Arbeitspakete: die Strukturierung der Projektaufgaben in Pakete bzw. in Kanban-Karten ist je nach Projekt durchaus anspruchsvoll. So bedarf es für einzelne Pendenzen – zum Beispiel ein Telefonat für eine Referentenanfrage – keine eigene Karte und es ist schlauer, diese Pendenzen in einer Karte – zum Beispiel ”Referentenanfragen” – zusammenfassen. Andererseits geht bei zu allgemeinen Karten – zum Beispiel “Eventmanagement” – rasch der Überblick verloren, weil solche Karten ergo sehr lange bei “In Arbeit” bleiben.
• Gefahr der Überadministration: Die einfachen Funktionen verleiten dazu, zu viele Details zu protokollieren und schlussendlich zu viele laufende Projektinformationen schriftlich festzuhalten. Man vergisst rasch, dass alles, was man selber in einer Trello-Karte festhält, von allen anderen Kartenmitgliedern gelesen wird. Zudem Bedarf es einiger Vorsicht, dass gewisse Aufgaben nicht wiederholt auf verschiedenen Karten auftauchen. 
• Aufträge sind nur mündlich verbindlich: In Trello lassen sich sehr schnell Pendenzen erfassen, die automatisch bei den markierten TeamkollegInnen erscheinen. Da solche Aufgaben meist nicht selbsterklärend sind, haben wir bei uns die Regel eingeführt, dass Aufgaben und Deadlines erst dann ihre Verbindlichkeit erlangen, wenn sie persönlich besprochen sind. Es ist die Verantwortung des jeweiligen Projektleiters, die dazu notwendigen Projektmeetings zu organisieren.

Unser Fazit

Alles in allem ist Trello für das Projektmanagement sehr zu empfehlen. Wir werden das Werkzeug weiterhin einsetzen und laufend weiterentwickeln. Ausgelernt hat man ja bekanntlich nie. Ganz im Sinne der Kaizen-Philosophie: laufende Verbesserungen sind nur gemeinsam im Team möglich!